届いたメールには優先順位をつけず‟即座に"返信する/時短術大全

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前の記事「メールは1行目から用件を書く~より楽に、より早くメールを送る方法/時短術大全(44)」はこちら。

◎より楽に、より早くメールを送る方法

1.メールは「よろしくお願いします」ではなく具体的な文言で結ぶ

メールを書いたら、その末尾を「よろしくお願いします」にして送信している人が多いことだろう。確かに失礼のない言葉だし、誰からも文句を言われることはない。だがこれでは、相手が何をしていいのかわからないことがある。
企画書を送ったのにいつまでも返事が来ない、気に入らなかったのだろうか、催促していいのだろうかとジリジリしていたら、相手は読むことは読んだものの、こちらの次のメールを待っていたということもある。だから、「忌憚のないご意見をうかがいたいです」「お返事をお待ちしております」など相手にしてほしいことを文言にして結ぶと、やり取りがスムーズになる。
無用な遠慮はせずに、わかりやすい丁寧な書き方をすることである。

 
2.1通のメールは「1つの用件」が基本

仕事相手には、打ち合わせの時間を連絡したり、書類を送って返事を求めたりと、さまざまなメールを送る。だが、同じ相手だからといって1通のメールにたくさんの用件をまとめて送ると、相手の迷惑になりかねない。
1つのメールにいくつもの用件が書かれていると、相手はどれに返事をしたのかしなかったのか、どれが処理済みでどれが保留なのかなどで混乱する。その結果、こちらへの返信も遅れることだろう。1日にあまりにも数多いメールを送るような場合は複数の用件をまとめてもいいが、その場合は箇条書きにして、相手にその旨むねを伝えるようにする。1つのメールには1つの用件が基本である。

 
3.メールは「即座に」返信する

チェックしたメールは即座に返信すること。1度ためてしまうと、それがくり返されてまた大量のメールがたまることになるのだ。
返信は手早く、時間はかけない。便箋に書く手紙とは違って、内容は事務的な連絡だけのはず。ちょっとした挨拶も定型のものでいい。慣れるとスピードアップするだろう。相手によって優先順位をつけるよりは、端からどんどん返信していったほうが速い。それに優先順位をつけると、うっかり取りこぼしが出る可能性があるのだ。
「即座に」の例外は、熟考を要する大切な内容のものだ。返信を書いたとしても、慎重を期して時間を置き、十分に見直してから送信するようにする。

 
4.メールは深夜・早朝に送らず指定時間に送信する機能を利用する

24時間いつでも送受信できるメールだが、送る時間には要注意。最近では会社宛てのメールでも、自分のスマホでチェックできるようにしている人が多い。だから、深夜・早朝のメールが迷惑になることもある。
相手とどれほどの交流があるかにもよるが、仕事のメールは先方の会社の就業時間内に送るのがマナーと考えておこう。こちらが深夜になって完成させた仕事を送信しておきたい、明日の朝は出張に出かけるのであわただしいといった場合があるかもしれない。
それなら、多くのメールソフトにある「指定した時刻に送信する」機能を使うといい。送信する日と時刻を選択するだけで、ごく簡単である。

 
5.メール送信の際は念押し・確認のひと手間を惜しまない

メールを送信したからといって、そこで安心してはいけない。電話はリアルタイムで双方がやり取りする伝達手段だが、メールはあくまで一方通行。相手が開封していないことも、何かの間違いで迷惑フォルダーに入っていることもあるのだ。
だから、忙しいときや重要な案件ほど念押し・確認を怠ってはいけない。大切なメールには、「念のため、このメールをお読みになったら、その旨ご連絡ください」と添えておくといい。
また、返事が来ないときもタイムリミットになってから連絡するようでは手遅れなので、数日前には連絡する。または、遠慮しないで電話するのが確実である。

  

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