「しまった!」メールの"添付忘れ"を防ぐためには?/時短術大全

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前の記事「メールは「即座に」返信する~より楽に、より早くメールを送る方法/時短術大全(45)」はこちら。

◎より楽に、より早くメールを送る方法

1.未対応・処理中のメールは「未読」にして目立たせる

受信したメールは、目を通したらすぐに返信するのが基本だが、目を通して内容を確認してもすぐに返信できるとは限らない。上司の判断が必要だったりするものは保留にしておかなくてはならないし、自分の判断で後回しにすることもある。このとき既読になっていると、他の処理済みメールにまぎれてうっかり忘れ、かえって無駄な時間がかかることになりかねない。
そのため、既読でも未対応・未処理のメールは、あえて未読に戻しておくといい。こうすると受信箱で目立つので、いつも把握しておくことができるし、優先順位もつけやすい。受信箱そのものを、TO DOリストにするのだ。

 
2.素早く対応してほしい場合はメールのタイトルを工夫する

仕事相手にメールを出したものの、なかなか返事が来なくてイライラした経験は誰にでもあるだろう。相手も忙しいだろうし、受信箱には自分のもの以外にも多くのメールが届いていて埋もれてしまっているかもしれない。少しでも早く確認や返信が欲しいなら、メールのタイトルを工夫して目立たせるといい。
タイトルが「先日はありがとうございました」や「よろしくお願いします」では、何のことかわからず後回しにされがちだ。そこで、【本日の打ち合わせの件で】【午前中にご確認願いたい企画書です】などと、急ぎであることや本文の要約をタイトルに入れるのだ。急せかしているようで失礼では? と思うなら、本文で急ぎの理由を説明する。ただし、くどくどしくならないよう、簡潔でわかりやすくすることを心がけよう。

 
3.メールにファイルを添付する場合は「添付」と書いた瞬間に添付する

作成したファイルをメールに添付して相手に送るとき、よくやってしまうのが、肝心のファイルを添付し忘れるというミス。先方から「ファイルがないようですが」と指摘され、平謝りであわてて再送することになる。こちらも先方も余計な時間を費やすことになる。
このミスは、メールの本文を打ち込むのに気を取られて、添付を後回しにするのが原因である。ファイルは完成させたし、本文も打ち込んだ。そこでほっとひと息ついて、そのまま送信してしまうのだ。
だから添付忘れをなくすには、メール本文に「添付します」と打ち込んだ瞬間にファイルを添付するといい。どの時点で添付しようが手間は同じだし、習慣にすれば簡単なことである。

 
4.メールに添付ファイルをつける場合は「送ります」ではなく「添付します」に

書類やデータは、メールに添付して送るのが時間と手間の節約になる。だがそのとき、本文には「書類をお送りします」ではなく「添付にてお送りします」と入れるようにしたほうが、後の業務がスムーズに進行する。
「お送りします」だけでは、相手が添付だと気がつかず、郵送かFAXで来るのかと思ってしまう可能性があるのだ。また、「添付にて」とあると、万が一こちらが添付を忘れた場合でも、相手がすぐに気づいてくれる。ちなみに、Googleが運営しているGmailなどの場合、「添付する」「添付します」などの文面が本文に書かれた状態で、何も添付せずに送信しようとすると、警告してくれる機能もある。

 
5.メールを処理する時間のルールを決めておく

メール処理を怠ってはならないが、ひっきりなしにやって来るメールをそのつど確認していると、業務が中断してしまい、また業務に取りかかっても調子を取り戻すのに時間がかかる。こんな状況を何とかしたいなら、メールチェックと処理の時間を決めて、それ以外はメールフォルダーを開かないようにすることだ。
緊急のメールや急いで返事をしなければならない相手は、実はそれほど多くない。そういったメールがあったとしても、タイトルや送信者名で判別できるものだ。それに、メールには同じような内容のものが多いので、何通ものメールに一括して「了解しました」ですむこともある。メール処理もルールを決めて効率よく行えば、いたずらに時間をかけずにすむのだ。

  

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