「お疲れ様です」は不要! メールは1行目から用件を書く/時短術大全(44)

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あなたは自分の時間を有効に使えていますか?
仕事時間を1日10分短縮できたとすると、1年間で40時間の短縮になります。すると5年で200時間、そして10年では400時間も短縮できるのです!
時短術の集大成となる1冊「時短術大全」から、ビジネスに役立つテクニックを連載でお伝えします。
未来のために、今できる小さなことから始めてみましょう!

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前の記事「むやみにメルマガなどに登録しない~ネット活用術/時短術大全(43)」はこちら。

◎より楽に、より早くメールを送る方法

1.メールは1行目から用件を書く

メールの書き出しに入れる「〇〇さん、お疲れ様です」という形式的なひと言は、1日に何十通、何百通とメールを書く場合、時間のロスに直結する。そこで社内メールの場合にはこれを省略し、1行目から用件を書くことで仕事の効率化を図りたい。
いきなり実践するのに抵抗を感じる場合は、3通に1通とか、徐々に頻度を上げ、支障がなければそのまま続けるようにしていけばいい。
ただし、お客様や取引先、直属ではない上司などに出すメールでは、ビジネスマナーとして失礼にあたる場合があるため、TPOに応じて判断したい。


2.メールの件名に「△△社の○○です」は避ける

仕事のメールを送る際には、件名を読んだだけで用件がわかるようにしなければならない。
そのためには、メールの件名に「△△社の○○です」といった内容や、「お世話になっております」といった挨拶を書き入れることは、絶対に避けるべきである。
メールの件名に用件が入っていれば、そのメールは今すぐ読むべきなのか、後で読んでも大丈夫なのかが、メールを開かなくとも判明する。そうした相手への配慮こそが、結果的に仕事を円滑に進めることにつながるということを肝に銘じておきたい。


3.状況に応じて「タイトルだけ」のメールを活用する

大量のメールをいちいち開いて見るのは非常に時間のロスになってしまう。
そこで社内メールなど、気心が知れている相手に送る場合にオススメなのが「タイトルだけ」のメールだ。受信トレイを見るだけで用件がわかるため、クリックする必要がなくなる。
ただし、注意しなければならないのは、タイトルに「表題のみ」と書き添えておくこと。もし、白紙の文章が気になる場合は、「表題のみで失礼を申し上げます」といった一文を添えれば問題ないだろう。

 
4.メールの添付ファイルの〝要点″を書く

添付ファイルを送信するとき、「添付ファイルをご確認ください」のひと言ですませるのは非常に不親切である。時間のロスを防ぐために、添付したデータの〝要点〟や確認してほしいポイントを、本文に書き入れて送信することが望ましい。
添付ファイルの大まかな内容がわかっていれば、メールを受け取った相手が、すぐにファイルをダウンロードできない状況にいたとしても、何が送られてきたのか瞬時に判明する。
その結果、今後、どのように行動していくべきかを事前に想定しやすくなるので、作業時間の節約につながるというわけだ。

 
5.容量の大きいファイルはオンラインストレージサービスを利用する

ビジネスメールをやり取りする場合、容量の大きいファイルを送信するときには相手への配慮が必要である。企業によってはサーバーの都合で大容量のメールが受信されないケースも考えられるため、もし大きなファイルを添付するなら、事前に相手のメール環境を確認しておいたほうがいい。
大きなファイルを送信する際の不都合を防ぐために、オンラインストレージサービスの利用も検討したい。無料のもので有名なのは、「GigaFile便」「宅ふぁいる便」「データ便」などだ。
ただし、セキュリティの問題から、外部のオンラインストレージサービスの利用を禁止している企業もある。企業によっては法人契約しているストレージサービスがあるため、こちらも事前に確認しておくと作業時間のロスを防げる。

 

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