外出は「出発時間」も手帳に記入~スケジュール管理のワザ/時短術大全(3)

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毎週月、火、水曜更新!

あなたは自分の時間を有効に使えていますか?
仕事時間を1日10分短縮できたとすると、1年間で40時間の短縮になります。すると5年で200時間、そして10年では400時間も短縮できるのです!
時短術の集大成となる1冊「時短術大全」から、ビジネスに役立つテクニックを連載でお伝えします。
未来のために、今できる小さなことから始めてみましょう!

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前の記事「苦手なことは極力「プロ」の手を借りる~残業を減らすワザ/時短術大全(2)」はこちら。

◎手帳を駆使したスケジュール管理

1.手帳にまず書き込むべきは「休養」の時間

とかく仕事は長引いたり、後にずれ込んだりしやすい。取引先との打ち合わせなど自分だけで時間を区切ることのできないものも多いが、そうでないことでダラダラと残業したり翌日に持ち越したりしていないだろうか。

一定の時間内に仕事をこなしたいなら、スケジュール管理で真っ先に決めたいのが「休養」の時間である。手帳に「○時から30分休養」「○日は休日」などと書き込み、その時間、その日になったら、やりかけの仕事であろうがあと少しで完成する仕事であろうが中断して、休んだり気分転換をしたりするのである。「あと1時間で休める」と思えば、頑張る気持ちがわいてくるものだし、リフレッシュすることが質の高い仕事につながる。

休み時間を赤い枠などで囲うのもオススメである。その結果、休み時間が視覚化され、自分がその範囲内でできることが明確になる。つまり、「休み時間」こそ目立つように書き込むことがポイントというわけだ。

 

2.外出は「出発時間」や「所要時間」も手帳に記入

手帳にアポイントメントの予定などを記入するときには、約束の時間だけを書くのではなく、「出発時間」や移動にかかる「所要時間」なども、事前に調べて記入しておいたほうがいい。

そうすれば、「〇時に出発するまで仕事ができる」とか、「移動にかかるのが〇時間なら、その間に次の案件の資料を読もう」といったように、空いている時間を最大限有効に使うためのシミュレーションができる。

 

3.スケジュールを手帳に書く際は終了時刻も書き込む

打ち合わせなどが予定通り終わらず、次の予定に食い込んでしまったことは、誰しも経験したことがあるだろう。

そうした予定の狂いを引き起こさないため、手帳のスケジュール欄には予定の開始時刻だけでなく、終了予定時刻まで書き込んでおきたい。

たとえば、13時からの打ち合わせの後、14時から会議が入っているなら、「13時50分 打ち合わせ終了」と書き込んでおく。すると、その設定時刻に合わせて行動を進められるようになるため、次の仕事に影響を与えずにすむのだ。

 

4.「仮の予定」は消せる筆記用具で手帳に記入する

たとえ「仮の予定」だったとしても、ダブルブッキングなどを防ぐため、手帳には必ず記入したほうがいい。候補日が複数あるアポイントメントなども、すべての候補日時を記入しておくべきだろう。

ただし、ペンで書いてしまうと書き直しが大変だ。そこで仮の予定を記入する場合は、鉛筆やパイロットの「フリクション」などの消せるペンを使用し、確定した段階で、ボールペンなどを使って上書きするようにしたい。

 

4.期限に間に合わなそうなときは周囲を巻き込む

ビジネスの世界において、決められた期限を守ることは絶対的な条件である。たとえ未完成の場合であっても、提出することを最優先としなければならない。

しかし、未完成の仕事を提出することで信頼を失いかねない場合などには、決して1人で抱え込まないこと。すぐに上司に状況を報告し、その指示に従うだけでなく、周囲の人に相談し、手の空いている人に手伝ってもらうのも有効だ。業務内容にもよるが、外部に任せてもいいものなら、どんどん外部の力も借りよう。業務量が多い割に優秀な成果を残し続けている人は、そうやって自身の負担を上手に減らしているケースも少なくない。

周囲を巻き込むことに心苦しさを感じる人もいるかもしれないが、仕事が台無しになることのほうが、はるかに深刻だという事実を肝に銘じて、すぐさま行動するようにしたい。

 

次の記事「手帳のスケジュールは複数の色で管理~スケジュール管理のワザ/時短術大全(4)」はこちら。

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時短術大全
(生産性改善会議 / KADOKAWA)
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