手帳のスケジュールは複数の色で管理~スケジュール管理のワザ/時短術大全(4)

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毎週月、火、水曜更新!

あなたは自分の時間を有効に使えていますか?
仕事時間を1日10分短縮できたとすると、1年間で40時間の短縮になります。すると5年で200時間、そして10年では400時間も短縮できるのです!
時短術の集大成となる1冊「時短術大全」から、ビジネスに役立つテクニックを連載でお伝えします。
未来のために、今できる小さなことから始めてみましょう!

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前の記事「外出は「出発時間」も手帳に記入~スケジュール管理のワザ/時短術大全(3)」はこちら。

◎手帳を駆使したスケジュール管理

1.手帳には実際にかかった時間も書いて自分の作業を俯瞰する

「何事も、予定通りにはいかないもの。思ったより遅れることだってあるし、トラブルさえ起きなければそれでいい」。

こう考えて、スケジュール表に書いた予定を、1日が終わってから見返す人はあまりいないだろう。

しかし、たまには1日の終わりに手帳を開いて、その日のスケジュール表の余白に、実際にかかった時間を書いて比較してみよう。怠けて時間を浪費したり、やさしいはずの仕事にひどく時間がかかったりしてはいないだろうか。もしかしたら、時間の見積もりが甘いかもしれない。

こうして自分の時間の使い方や、仕事内容への考え方を俯瞰(ふかん)すると、改善点が見つかることだろう。

 

2.手帳を常に開いて見るクセをつける

手帳にスケジュールを書き入れただけで満足してはいけない。すっぽかしやドタキャンなどのミスを防止するために、手帳は常に開いて見るクセをつけるようにしたい。

特に、会社で席に着いているときには、決してカバンや引き出しの中に入れたままにしておかないこと。常にデスクの上に出して、目につく場所に開いた状態で置いておく。
また、外出している状況でも、時間を決めて手帳を開く習慣をつけておくと、万が一のミスを未然に防ぐことができる。

 

3.手帳のスケジュールは複数の色で管理する

手帳には、仕事の予定のほかにもプライベートの約束や、日常のあれこれ、買い物リストなど、さまざまなことを書き込んでいることだろう。これを複数の色で管理すると、自分の時間のバランスがすぐわかるようになる。

たとえば、仕事や仕事がらみの食事は黒、友達と会うのは青、デートは赤、それ以外のプライベートや勉強は緑といった具合だ。

手帳を開いただけで、「今月は遊んでばっかりだったな」などとすぐわかるし、手帳がカラフルだと開くのが楽しいので、自然によく書き込みをするようになる。自分の気に入った文具の好きな色を使うと、仕事の中でのささやかな息抜きにもなる。

 

4.パソコンで、スマホで、スケジュールをクラウドで一括管理

ビジネスの予定は、いつ、どこで発生するかわからない。取引先との打ち合わせや、会社のデスク、それに会議の場でも、大事な約束や、未定だが空けておくべき日、仕事の締め切り日の予定が飛び込んでくるが、すべてをスケジュール表に記入しておかないと、うっかり忘れたりダブルブッキングしかねない。しかもプライベートの場面でも、飲み会やデートの約束が生じるのだ。

こうしたスケジュールは、「Googleカレンダー」などクラウドで一括管理すると便利である。会社のパソコンからでも自分のスマホからでも、入力してしまえばいつでもどこでも確認できるし、変更も可能。あちこちのカレンダーやスケジュール表に記入することで生じる混乱や書き忘れを防ぐことができる。

 

次の記事「「いつまでにやるか」よりも「いつからやるか」~時間管理のワザ/時短術大全(5)」はこちら。

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時短術大全
(生産性改善会議 / KADOKAWA)
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