アイデアの宝箱「自分フォルダー」を作っておく～パソコン時短術／時短術大全（36）

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あなたは自分の時間を有効に使えていますか？
仕事時間を1日10分短縮できたとすると、1年間で40時間の短縮になります。すると5年で200時間、そして10年では400時間も短縮できるのです！
時短術の集大成となる1冊「時短術大全」から、ビジネスに役立つテクニックを連載でお伝えします。
未来のために、今できる小さなことから始めてみましょう！

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◎知っておけば役に立つパソコン時短術

１．単語登録で入力時間を短縮、打ち間違いも防ぐ

ビジネスメールには、「お世話になっております」「よろしくお願いいたします」をはじめ、お決まりのフレーズがたくさんある。
毎日たくさん出すメールに、これらをいちいち打ち込むのは面倒だし時間の無駄。単語登録機能を使って「おせわ」「よろしく」だけで、これらのフレーズが出るようにすると、長々と入力する手間が省ける。
もちろん、自分の名前や携帯番号、アドレス、会社名、部署名、会社の住所、それにメールのやり取りをする相手の名前や会社名も、自分なりの略称で単語登録しておこう。また、登録しておくと打ち間違いが防げるというメリットもある。

　
２．パソコンのクリーンアップ機能で動作を快適に

パソコンの動作が鈍くなる原因の多くは、ハードディスクに不要なファイルやソフト、一時ファイルなどが蓄積しているためである。そこで重要なのが「クリーンアップ」だ。
その方法は、Windowsの場合、スタートメニューにある「プログラムとファイルの検索」欄に「クリーンアップ」と打ち込み、表示された「ディスク　クリーンアップ」をクリックするのが手っ取り早い。削除するファイルを選択し、「ＯＫ」ボタンを押せば作業は完了だ。
定期的に行えば、快適なパソコンの動作を常に維持することができる。

　
３．アイデアの宝箱「自分フォルダー」を作っておく

パソコンの中に「自分フォルダー」を作っておくと、企画などを考えるとき非常に役に立つ。
中に入れておくのは、自分が作った企画書やアイデアのメモ書きなど、仕事に関する文書なら何でも構わない。これが何年分もたまってくれば、いざというとき、そのデータを少し変えただけで新しい企画書がすぐに作れてしまう。
「自分フォルダー」を作る際のポイントは、項目別にデータを分類すること。何年もかけてデータが蓄積していくと、目当ての情報を探し出すのに苦労するので、目次を作っておくとさらにわかりやすくなるだろう。

　
４．パソコンのフォルダーは「深い階層」にしない

パソコンを使ってデータを管理する際に便利なフォルダー。しかし、いざデータを使いたいとき、どのフォルダーに入っているかわからなくなってしまうと、紙で保存するより面倒なことになりかねない。
そこで、フォルダー分けをしてデータを管理する場合の原則として、あまり階層を深くしないこと。階層はせめてデータドライブ下１.２程度で、それ以上深くしないように心がけたい。階層が深いと何度もクリックしないとたどり着けないため、ファイルが行方不明になる大きな原因になってしまう。

　

５．ファイルがすぐに見つかる命名ルール

ファイルを探すときには検索機能を使えばいいのだが、このとき一発でファイルを見つけ出せるよう、きちんとした命名ルールに則って名前をつけておきたい。
たとえば「顧客名＋ファイル名＋ファイル作成日付」といったように、チームでファイルを共有した場合でも、誰もが理解できる名称が理想だ。
また、同一のパソコン内に同じ名前のファイルを作らないため、必ず顧客名を入れること。顧客名を略称にすると、まぎらわしい名称が多数存在しかねないため、正式な商号に統一するといい。

　　

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