作業を始める前に所要時間を決める!~事前計画を立てる/時短術大全(10)

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あなたは自分の時間を有効に使えていますか?
仕事時間を1日10分短縮できたとすると、1年間で40時間の短縮になります。すると5年で200時間、そして10年では400時間も短縮できるのです!
時短術の集大成となる1冊「時短術大全」から、ビジネスに役立つテクニックを連載でお伝えします。
未来のために、今できる小さなことから始めてみましょう!

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前の記事「出張にはスキマ作業を持って出かける~作業管理術/時短術大全(9)」はこちら。

◎時短のカギを握る事前計画

1.1日のスケジュールは前日に立てる

1日のスケジュールは前日に立てておかないと、スムーズに仕事を進めていくことはできない。このときの注意事項として、1日のスケジュールは確実にできる範囲で決めていくこと。
あれもこれもと欲張ってしまうと、結局、仕事が終わらないという事態を招きかねない。もし、時間が余った場合には、翌日以降の仕事を前倒しにすればよいだけなので、決して詰め込み過ぎないことだ。
また、目で見て確認することで、うっかり予定を忘れてしまうミスは確実に減らせる。スケジュールを立てるときには、必ず手帳に書き込むようにしたい。

 

2.正午を1日の仕事の「仮納期」に設定する

1日の仕事のスケジュールを立てても、なかなか思うようにはいかず、夕方になってからあわてていないだろうか。
その対策として、自分がその日にやるべき仕事は、正午までに終えるようにしてみよう。「そんなことできるわけがない」と思うのも当然。ただ、自分の中で正午を「仮納期」と設定してスタートダッシュし、不完全なものであれ一応は終えるようにするのだ。
仕事の遅い人は、だいたいが「ラストスパート型」である。納期ギリギリになって取りかかり、ミスの訂正や不測の事態の発生でかえって時間を取られたりしている。前倒しで仕事をしておけば、全体像を把握して不完全な部分を見直し、質の高い仕事として仕上げることができるようになる。

 

3.スキマ時間にやる仕事は前日にリストアップ

仕事の中には、短時間で終えることのできるものがある。こうした仕事は、いちいち時間を設定しなくても、スキマ時間を利用して効率的に片づけるといい。そしてスキマ時間にする仕事は、前日の退社前にリストアップしておくようにする。リストアップしておけば、うっかり忘れることが防止できるが、前日にする理由は、スキマ時間はその日、その朝に急に発生することが多いからである。
取引先や上司の都合で、急に時間が空いた。このとき、何をしようかなどと考えていては、せっかくの空き時間もあっという間に終わってしまう。だが事前にリストアップしておけば、次々に片づけることができるし、完了したという成果も見えるので充実感がある。
また、リストアップしておくと、するべきことがひと目でわかるので、ため込んでしまうこともなくなるのである。

 

4.1週間のスケジュールは前週に立てる

1週間のおおまかなスケジューリングは前週のうちに行っておくと、段取りよく過ごすことができる。スケジュールを埋める順番としては、まず前週からの継続分を月曜日に入れることからスタートし、順次、優先順位に基づいて新規の仕事を割り当てていけばいい。
そして、1日のスケジュールを立てるときと同様、週間スケジュールを立てるときも、予定を詰め込み過ぎないこと。予期せず入ってきた仕事にも対応できるよう、ある程度時間に余裕を持たせておきたい。
また、1日の仕事が計画通り終わらなかった場合にも、数日かけて取り戻すことができるよう、柔軟なスケジューリングを行っていきたい。

 

5.作業を始める前に所要時間を決める

作業のスピードを上げるためには、作業を始める前に所要時間を決めてしまうことをオススメしたい。時間の設定は個々人の自由で、短いものは10分、長いものは3時間といったように、あらかじめ作業時間を決めてしまうことが大切だ。
このときに重要なのは、いかに所要時間より早く作業ができるかではない。締め切りを決めることで、それまでに作業を終わらせなければいけないという心理が働き、作業のスピードが一気に上がることが最大のメリットといえる。

 

次の記事「期限ギリギリではなく「自分締め切り」を作る~事前計画を立てる/時短術大全(11)」はこちら。

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