出張にはスキマ作業を持って出かける～作業管理術／時短術大全（９）

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あなたは自分の時間を有効に使えていますか？
仕事時間を1日10分短縮できたとすると、1年間で40時間の短縮になります。すると5年で200時間、そして10年では400時間も短縮できるのです！
時短術の集大成となる1冊「時短術大全」から、ビジネスに役立つテクニックを連載でお伝えします。
未来のために、今できる小さなことから始めてみましょう！

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前の記事「似たような仕事は一度に済ませる～作業管理術／時短術大全（８）」はこちら。

◎最適な成果をもたらす作業管理術

１．出張時のアポは効率よくまとめる

仕事のアポをとるときには、相手のスケジュールを考えながら、できるだけ早い時期に連絡をとることが最大のポイントになる。
特に出張時などは、単発でアポをとってはいけない。出張の核となる重要なアポを最初に決めてから、それ以外のアポを一気にとるようにすれば、効率のよいスケジュールを組むことができる。
また、複数のアポをとる場合、移動の動線を頭に入れ、順序よくまわれるようにしたほうが効率的である。宿泊先も、朝イチでアポを入れたクライアントの近くにとると、時間をより有効に使うことができる。

　

２．外出のスケジュールは「まとめて」移動時間を短縮

会社から取引先に行くのには、当然のことながら移動時間がかかる。しかも往復になるので、１日にかなりの時間を取られることになる。だから外出の予定はまとめてしまえば、ぐっと移動時間を短縮できる。
Ａ社から出たらＢ社、それからＣ社にまわってと、次々に用件をすませるのだ。いわば取引先の「はしご」である。これで移動時間が短縮できるうえに、会社と取引先との往復をくり返すよりも疲れがたまらず、その分オフィスでの仕事にあてられる。
ただし、Ａ社での打ち合わせが長引き、Ｂ社との約束に遅刻するなどということがないよう、スケジュールは慎重に設定しよう。

　

３．スキマ作業を持って出かける

日常的な業務を行っていく中で、こまごまとした作業は少しずつたまっていく。しかし、こうしたスキマ作業を行うために、わざわざ時間を確保する必要はない。気になることがあったとしても、リストアップするだけにとどめておきたい。
なぜなら、スキマ作業を行うのは、「スキマ時間」が最適だからである。電車の待ち時間や、オフィスでの業務と業務の間にぽっかりと空いた５分、10分のスキマ時間を有効に使うため、日頃からスキマ作業を準備しておくよう心がけたい。

　

４．進捗を「可視化」して何度も確認することでリスク回避

仕事が長期化したり、複雑化したりすると、さまざまなミスに見舞われる確率も高くなっていく。そうした危機を回避するためには、進捗表を作成するなど、仕事の進捗状況を「可視化」して何度も確認をくり返す必要がある。
特に、チームでプロジェクトを進める場合には、スケジュールを共有し、メンバーの現在の動きが一覧できる進捗表を作成しておくこと。また、情報をよりスムーズかつリアルタイムで共有するために、デジタルツールの活用をオススメしたい。

　

５．進行チェックをマメに行い、問題があれば軌道修正

順調に進行していたはずの仕事にも、思わぬトラブルが発生することがある。だが、チェックをマメに行っていれば、大きな問題にはならず軌道修正ですむ。
計画し、実行するまではよく気をつけていたとしても、いったん走り出した仕事についてはミスやモレがないかのチェックがなおざりになりがち。定期的なチェックはもちろん、いつでも進捗状況を確認するようにしよう。軌道修正は、早ければ早いほど簡単にできるのだ。
この習慣があると、トラブルに至るほどのものではなくても問題点を発見できるし、不要なプロセスや作業の重複に気がついて省略することもできる。マメなチェックは、無駄をも省くのだ。

　

６．仕事は時間ではなく成果で評価されるものと肝に銘じる

毎晩のように残業をして、それで自分は仕事ができる人間だと思っていないだろうか。ことに日本の会社では、終電近くまで残業したり、睡眠不足や過労になっているのを自慢するような風潮がまだまだ残っているし、上司より早く退社すると白い目で見られる雰囲気さえあるという。
これに比べると、外資系の会社は多くが年俸制なので、いくら残業をしても年収は変わらない。それどころか残業するのは無能扱いされ、どんな高い地位にあっても仕事の成果が出なければあっさりクビになることも珍しくない。
どちらがいいとはいえないが、仕事はそれにかけた時間ではなく、成果で評価されるものだと肝に銘じておくべきだろう。

　

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