簡単、便利、誰でもできる!時間管理のプロが使う「やることリスト」の形

仕事がたまる、残業が減らない、遊ぶ時間がない...そんな人は「時間の使い方」が悪いのかもしれません。毎月1冊、10万字の本を書き続けている人気ブックライター・上阪徹さんが実践している「時間術」についてお届けします。成功者3000人を取材して学んだという「時間の哲学」に満ちたメソッドは必見です!

※この記事は『大人の時間割を使えば、仕事が3倍速くなる! プロの時間術』(上阪徹/方丈社)からの抜粋です。

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「to doリスト」はシンプルなものにする

なんでも、いつでもどこでもメモをしています。どんどんメモをしていったり、自分にメールをしていったりするわけですが、これらはひとつの「to doリスト」に落とし込んでいます。

リストはパソコン上のメモパッドに作っています。メモやメールから、そこに転記をしていく。毎日、仕事を終えるときと、仕事を始めるときに「to doリスト」をチェックして、記入したり、確認したりしています。

ややこしい作り方はしていません。1枚のメモパッド(私はMacを使っているので「スティッキーズ」です)を縦長にして、パソコンのモニタの左端に出るように置いています。そこに、ヨコ書きのやるべきことを並べて書いているだけです。下からto doをどんどん放り込んでいく。終えたものは消すのではなく、1、2行空きの上(やるべきことの上)に積んでいきます。そうすることで、過去にやったことを確認していくこともできます。極めてシンプルなリストです。

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パソコン上で管理するようになったのは、この10年ほどでしょうか。かつては手帳を使っていましたので、手帳で「時間割」(※仕事のプロセスを小分けにして時間枠に当てはめる予定表)とは別に「to do」を管理していました。A4サイズの大きな手帳で、見開きになっている週ごとに「to doリスト」を置いていました。パソコンなら、やり終えたものは消してしまってもいいのかもしれませんが、あえて残しているのは、この手帳時代の経験からです。

当時はリストの一つひとつに○をつけていました。そして、終えると●に塗りつぶしていったのですが、これが毎日の楽しみでした。やらないといけないことを確実にやれた、という安堵感と気持ちよさ。ごくごく小さなことですが、これも自分へのご褒美だったのだと思います。

なので、もちろん過去にやったことが確認できるという利点もありますが、パソコンでもあえて残しています。○●という印をつけていた時期もありましたが、ややこしくなるのでやめて、今は1、2行空きで「やったこと」「これからやるべきこと」を分けているだけです。

そして、「これからやるべきこと」の下には、本の企画やら原稿のアイディアやら取材したい人のリストやらがずらりとメモになっています。

「to doリスト」なんて面倒だ、と思われる方もおられるようですが、だからこそ重要なことは、リストをシンプルなものにすることだと思っています。リストをややこしいものにしたり、特殊なアプリのようなものにすると、入力するだけでも手間になる。

もうひとつのポイントは、とにかくやるべきことを何でも書いていくことです。仕事以外のことも放り込んでいく。それこそ仕事でも、今では「時間割」をざっくりとしか作らなくなったので、「小分け」仕事をリストにして書いています。

例えば、「○○さんのインタビューを書く」といったざっくりした内容ではなく、「○○さんインタビューの取材データを聞く」という「小分け」仕事にまで落とし込んで書く。また、「誰々に確認メールを送る」「取材の人選をする」「名刺を発注する」など、時間割に入らないような細かなものも、すべて「to doリスト」に落とし込んでいます。そうすることで、やらないといけないことがより具体的になっていきます。

何より、目的はリストを作ることではなく、つつがなくやるべきことをこなしていくことができるようにすることです。

その意味では、「to doリスト」は、一度始めてしまうと、これくらいありがたいものはないと思います。先にも書きましたが、「ぼんやりしている状況」こそがストレスを生むのです。「やらないといけないことがたくさんあってイヤだな」とぼんやり思っている状況こそ、最もストレスな状態です。

それを「to doリスト」によって、はっきりさせていくことができる。これとこれとこれをやるのだな、ということがわかるようになる。これだけで、気分はまるで違います。ああ、書いてみたら、これだけだったのか、ということがわかったりする。

もし、これをやっていなかったとしたら、たくさんの仕事を抱えて右往左往するようなことになりかねません。「どうしよう。まずいな」といった不安にさいなまれることになると思います。

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上阪徹(うえさか・とおる)

ブックライター。1966年、兵庫県生まれ。早稲田大学商学部卒。ワールド、リクルート・グループなどを経て、94年よりフリーランスとして独立。幅広く執筆やインタビューを手がける。超多忙の中、毎月1冊の書籍を締め切り厳守で書き上げる、時間術のプロ。著書に『企画書は10分で書きなさい』(方丈社)、『これなら書ける!大人の文章講座』(筑摩書房)、『10倍速く書ける 超スピード文章術』(ダイヤモンド社)、『JALの心づかい』(河出書房新社)、『職業、ブックライター。』(講談社)など多数。インタビュー集に40万部を突破した『プロ論。』シリーズなど。ブックライターとしても、80冊以上を執筆。携わった書籍の累計売上は200万部を超える。2011年より宣伝会議「編集・ライター養成講座」講師。2013年、ブックライター塾開講。

上阪徹さん公式ホームページ

 

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『大人の時間割を使えば、仕事が3倍速くなる! プロの時間術』

(上阪徹/方丈社)

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※この記事は『大人の時間割を使えば、仕事が3倍速くなる! プロの時間術』(上阪徹/方丈社)からの抜粋です。

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