似たような仕事は一度に済ませる~作業管理術/時短術大全(8)

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あなたは自分の時間を有効に使えていますか?
仕事時間を1日10分短縮できたとすると、1年間で40時間の短縮になります。すると5年で200時間、そして10年では400時間も短縮できるのです!
時短術の集大成となる1冊「時短術大全」から、ビジネスに役立つテクニックを連載でお伝えします。
未来のために、今できる小さなことから始めてみましょう!

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前の記事「1日にやるべき「TODO」リストを作る~作業管理術/時短術大全(7)」はこちら。

◎最適な成果をもたらす作業管理術

1.仕事を「重要度」と「緊急度」で分類する

仕事をたくさん抱えていると、日々それをこなすことだけで精一杯。やってもやっても次の仕事の締め切りに追われて、うんざりすることだろう。こんなときは、仕事の1つひとつを「重要度」と「緊急度」で分類してみるといい。

重要度と緊急度の両方が大きい仕事ばかりだったら、ゆとりがないのは当然である。自分が疲弊してしまうだけではなく、仕事の質そのものが低下する危険性もある。

要領よく仕上げることができないかを見直したり、同僚や部下と業務の分担ができないかなど、仕事全体を見直したほうがいいだろう。重要度、緊急度の小さいものがあったら、肩の力を抜いて仕上げてもいいか、後回しにしていいかなど、先々を見越した仕事のやり方が可能になる。

 

2.重要度大・緊急度大の仕事に優先的に取り組む

仕事に、重要度と緊急度の大小による優先順位をつけてみると、自分のペースで取り組むことができるようになる。

まず、何より先にしっかり仕上げなくてはならないのが、言うまでもなく重要度も緊急度も大の仕事である。それに比べると、重要度は大だが緊急度は小という仕事もある。これは納期を確認したら、腰をすえて仕上げるようにする。

一方、日常の業務には、重要度は小だが緊急度は大という仕事も多い。これは手慣れていれば短時間でできるので、スキマ時間などを活用しよう。そして保留にしていいのが、重要度も緊急度も小の仕事である。

だが、こうした仕事も後回しにし続けると大量にため込み、後であわてることになるので要注意だ。

 

3.似たような仕事は1度にすませる

毎日の仕事には、こまごましたものがたくさんある。電話連絡、メールの送受信、郵便物の処理、パソコンでの文書や資料の作成などである。

これらの仕事は電話連絡なら電話連絡で1度に何件もすませ、メールチェックもある程度ためてから行うといったように、同じ種類のものは一気にまとめたほうが効率がいい。

間に別の仕事をはさむと集中力が切れ切れになるし、席を立ったり戻ったり、パソコン画面を切り替えて別のソフトを立ち上げるなど、余計な時間がかかる。1つひとつは短い時間でも、合計すると何十分にもなることだろう。それに比べ、まとめてこなすと、自分のスピードも加速してどんどん片づけることができる。

思いつきであれこれ手を出さず、計画的に行うことだ。

 

4.1つの行動に2つ以上の目的を持たせて効率化

「1つの行動に2つ以上の目的を持たせる」と言うと、難しいことに聞こえるかもしれない。だが、これは日常生活の中でも誰もが当たり前に行っていることだ。映画を見に行ったついでに買い物したり、通勤電車を待ちながら勉強したりの、「ついで」「ながら」「一石二鳥」が効率化の基本である。これを意識すると、時間を節約できることがまだまだ見つかるはずだ。

グループでこれを行うと、さらに大きな効率化が実現できる。誰かが支店に行くときはほかの者の用事もまとめてすませてくるなど、日頃からコミュニケーションをよくとっておけば、連携プレーで仕事がスムーズに進む。

 

5.行動を「可視化」して1日を客観的に分析する

1日をどう過ごしているのか、自分の行動を振り返っても大雑把な印象しか残っていないもの。これを1度きっちり「可視化」すると、客観的な分析ができる。

6時30分に起きて、洗顔・食事・トイレをして、家を出たのが7時20分で......と朝から就寝までの1日の行動をできるだけ細かく記し、ひと目でわかるようにするのだ。

平日なら、24時間のうち最も多いのは仕事の時間だろうが、睡眠や食事も大切だし、家事の時間も必要である。休日には、遊びに出かけたり趣味も楽しみたい。それでも、見たい番組があるわけでもないのにテレビを延々と見ていたり、ゲームに没頭していたりといった無駄な時間があったら目につくので、見直しのきっかけになる。

 

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