1日にやるべき「TODO」リストを作る~作業管理術/時短術大全(7)

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あなたは自分の時間を有効に使えていますか?
仕事時間を1日10分短縮できたとすると、1年間で40時間の短縮になります。すると5年で200時間、そして10年では400時間も短縮できるのです!
時短術の集大成となる1冊「時短術大全」から、ビジネスに役立つテクニックを連載でお伝えします。
未来のために、今できる小さなことから始めてみましょう!

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前の記事「1分以内に決断し、1分以内に動き出す~時間管理のワザ/時短術大全(6)」はこちら。

◎最適な成果をもたらす作業管理術

1.1日にやるべき「TO DOリスト」を作る

業務の取りこぼしを防ぐためにその日にすべきことを一覧表にしたTO DOリストは、手帳などに直接書き込んでしまうと優先順位がわかりづらいうえに、順位の入れ替えが面倒なので、付箋を活用している人も多いだろう。

しかし、1日にやるべきTO DOリストを作る場合には、毎日決まった時間に手帳に書き込んだほうがいい。

特に、1日の初めに書き込むようにすれば、すべての予定を俯瞰できる。そうすれば、それぞれの仕事に必要な時間を見積もりながら、全体の予定を組むことができるうえ、先延ばしにすることも少なくなる。

 

2.「TO DOリスト」とともに「NOT TO DOリスト」も作る

膨大な量の仕事を処理するためにTO DOリストは非常に有効だが、リストの項目を潰していくことに快感を覚えるようになってしまうと、むしろ仕事の効率を下げることにつながる。こうした間違いに陥らないためには、やらない仕事を決めること、つまり「NOT TO DOリスト」をセットで作りたい。

NOT TO DOリストに書くべきことは、「Aの作業を終わらせるまでメールを開かない」「〇時までは電話に出ない」など。優先順位が高い仕事に対して、ほかの仕事をシャットアウトすることで、作業効率とクオリティの向上につなげられる。

 

3.TO DOリストは、1日3回は見直す

TO DOリストは、ビジネスパーソンにとって強いサポート役である。だが、仕事は予想通りにはいかないもので、上司に急ぎの用事を頼まれたり、思ったより時間のかかる業務があったりする。

そこで、TO DOリストは、1日に3回は見直すようにしよう。仕事の優先順位が変わったり、追加すべきことがあったりで、修正が必要になるからだ。

ただし、この見直しはリストからもれているものがないかチェックしたり、順番を入れ替えるだけなので、時間をかける必要も深刻に考え込む必要もない。始業前、昼食の後、終業の前など時間を決めてさっと見たら、リストを更新すればいいのである。

 

4.TO DOリストを周囲の人と共有する

TO DOリストには、自分自身の仕事の全体像を把握できるメリットがある。しかし、自分だけが全体像を知っていても、周囲の人が理解していなければ、仕事の依頼が次々と入ってきてしまい、効率化につながらない。

つまり、チームで仕事を進めていくのなら、TO DOリストをメンバー全員で共有することが必須というわけだ。

毎朝、全員が目にするホワイトボードにTO DOリストを書き出しておくなど、自分の忙しさを「見える化」して周囲にアピールすることで、より円滑なビジネスコミュニケーションを実現したい。

 

5.TO DOリストを「終わったら消す」ことでゴールが明確になる

するべき仕事を一覧表にしたTO DOリストは、仕事の確実性を高めるだけではない。やる気を引き出す働きもあるのだ。

TO DOリストの中で完了した仕事があれば、そこにはチェックマークをつけるなどしていることだろう。だが、もっとはっきり目立つように消してみよう。大きな×印でも、好きな色の筆記具の二重線でもいい。消したものが増えるたびに、次々に襲いかかってくる敵を倒して前進しているような達成感を味わうことができる。

ゴールはもちろん、全項目の完了。あとはプライベートを楽しみ、ゆっくりくつろぐ時間が待っている。

 

次の記事「似たような仕事は一度に済ませる~作業管理術/時短術大全(8)」はこちら。

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(生産性改善会議 / KADOKAWA)
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