30分の残業を30分の"前業"にシフトする~残業を減らすワザ/時短術大全(1)

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毎週月、火、水曜更新!

あなたは自分の時間を有効に使えていますか?
仕事時間を1日10分短縮できたとすると、1年間で40時間の短縮になります。すると5年で200時間、そして10年では400時間も短縮できるのです!
時短術の集大成となる1冊「時短術大全」から、ビジネスに役立つテクニックを連載でお伝えします。
未来のために、今できる小さなことから始めてみましょう!

◇◇◇

◎絶対に残業しない方法

1、30分の残業を30分の「前業」にシフトする

残業よりもずっと効率よく仕事を進めることができるのが、始業前の「前業」である。
始業前は、まず電話はかかってこないし訪問客もいない。社内は静かで、自分のペース
で仕事ができる。また、始業と同時に顧客に連絡したり、社内で打ち合わせしたりと
いった業務が発生するが、それらに先手を打った対応ができる。

そして「前業」と残業が何より違うのは、本人の意識である。残業を好きでしている
つもりはなくても、つい「終電までまだ時間があるから......」と考えて、同僚と雑談し
たり食事に出かけたりすることが多い。だが「前業」ならば、「始業まであと30分、これとこれはやっておきたい」と集中し、短い時間で多くの仕事をこなすことができるのだ。

 

2、残業の5W1Hを洗い出して根本原因を解明する

残業を減らすためには、残業の5W1Hを徹底的に洗い出し、その根本原因を解き明
かすことが必要だ。つまり、「誰が、何を、いつ、どこで、なぜ」残業したのかを調べ、「どのように」改善できるかを考えればいいのである。

特に、根本的な原因を解明するには、何度も「なぜ?」をくり返すことがポイントに
なる。残業のきっかけとなった出来事がなぜ起こったのか。そこからスタートし、何段
階にもわたって考えを深めていけば、必ず本当の原因が見えてくるはずだ。

 

3、終業〝後〞コミュニケーションを就業〝内〞コミュニケーションに

ひと昔前には終業後コミュニケーション、いわゆる飲みニケーションが一般的だった
が、近年のサラリーマンの厳しいお財布事情に加え、就業時間の長さなどから、その機
会は減少傾向にある。しかし、終業後にわざわざお金や時間をかけなくとも、就業内コミュニケーションで十分人間関係を築くことができる。

特にランチタイムは、就業内でも仕事以外の話ができる貴重な時間帯といえる。経済
的に負担が少ないだけでなく、短時間ですむため、積極的に活用するようにしたい。

 

4、毎日ダラダラ残業するのではなく「この日は残業」と決める

残業することを前提として仕事に取り組むと、生産性や効率は最初から上がらない。ノー残業デーを決めることで、この問題をクリアする方法もあるが、ノー残業デー以外はダラダラ残業することが常態化してしまっては元も子もない。

そこでオススメなのが、「この日は残業」と決める「残業デー」を設定する方法だ。「毎日ダラダラ残業」を改め、生活にメリハリをつければ、日々の仕事にも自然と集中できるようになるはずだ。

 

5、夜に予定を入れて残業の悪循環を断ち切る

仕事が片づかないから、しかたなく残業をしていると思っていても、実は残業がクセ
や習慣になっている人は多いものだ。遅くまで残業をして、翌日はその疲れを残したま
ま出社して能率が上がらず、結局また残業になるという悪循環はなかなか断ち切れない。
こんな場合は、夜にプライベートの予定を入れてしまえばいいのだ。

一番効果があるのは、デートの約束をすることだ。定刻で退社して待ち合わせ場所に
駆けつけるためには、必死になって仕事に取り組むことになる。習い事やセミナーに通
うのもいい。「このためなら頑張れる」という予定があれば、自分の力を引き出せるは
ずだ。

次の記事「苦手なことは極力「プロ」の手を借りる~残業を減らすワザ/時短術大全(2)」はこちら。

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時短術大全
(生産性改善会議 / KADOKAWA)
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