郵便はポストまで手で持っていくと忘れない~ノーミスでタイムロス防止/時短術大全(26)

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時短術の集大成となる1冊「時短術大全」から、ビジネスに役立つテクニックを連載でお伝えします。
未来のために、今できる小さなことから始めてみましょう!

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前の記事「忘れてはいけない事柄は付箋に書いて携帯に貼る~ノーミスでタイムロス防止/時短術大全(25)」はこちら。

◎ノーミスでタイムロスを防止

1.郵便物はポストまで手で持っていくと忘れない

外回りのついでに郵便物を投函しようと、カバンに入れて会社を出た。ところが、そのまますっかり忘れて、何日も持ち歩いてしまった。こんな失敗をしたことがあるのではないだろうか。これが急ぎの書類だったりしたら、大変なことになる。
防止策は簡単で、手でポストまで持っていけばいいのである。カバンに入れるから忘れるのであって、手で持っていると常に意識の中にあるので忘れようがない。雨が降っていたり封筒が汚れたりするのが心配なら、クリアファイルに入れて持つといい。
ただし、フタつきのファイルでないと落としてしまう危険性があるので、そこは注意しよう。

 

2.「気になること」はすべて書き出して頭を空っぽに

仕事に忙殺されて余裕がなくなってきたときに、試してもらいたい自己管理法がある。やり方は、頭の中を空っぽにする感覚で、仕事もプライベートも区別することなく「気になること」を、すべて紙に書き出すだけである。
そして、紙に書き出したことは「行動する」「まだ行動しない」に分類。さらに「行動する」の中で、すぐにできるものから、すぐにはできないものまで再度分類し、できるものから実行に移せばいい。
一方、「まだ行動しない」に分類したものは、資料として保存するもの、いつかやるものに分類し、不要なものはごみ箱へ捨ててしまおう。

 

3.1点を見つめて「集中力」をアップする

「集中力」をアップすることは、コツさえ知っていれば誰でもできるようになる。まず大切なのが視線を定めること。人は情報収集の8割を視覚に頼っているため、視線が定まらなければ集中できない。1点を見つめ、目のピントが合った状態で行動すれば、自然と集中力はアップする。
たとえば、手にホクロがあるなら、それを20秒ほど見つめるといい。あるいは、シールに点を書いてパソコンの画面の端に貼って、それを見つめたまま仕事を始めれば、集中力を高めた状態でスタートを切ることができる。

 

4.行動パターンの儀式化で集中力を高める

スポーツ選手の中には、試合前の食事は必ず同じメニューにする、バッターボックスに入るのは左足から、などと決まった行動パターンをとる人がいる。これはただの縁起かつぎではない。行動パターンを儀式化することで気持ちをリセットし、集中力を高めているのだ。
これはビジネスの場でも同じである。仕事に取りかかる前に、デスクの上を整理整頓したり、スケジュールをチェックし直したりすると、うっかりミスの防止にもなって一石二鳥。オフィスの中を歩いてトイレで顔を洗う、書類を取りに行くなども効果的である。
儀式化するのは、日常のごく簡単なことがいい。それをあえて意識して行うことで、仕事に対する意識が新たになるのだ。

 

5.行き詰まったら机から離れてリフレッシュ

仕事をしていたら、行き詰まって能率が落ちた。こんな場合は、意地になって机にしがみつくのはやめて、あたりを歩いて気分転換をするといい。
散歩はいいリフレッシュになり、全身を使って歩くことで脳が再び活性化され、仕事のリズムを取り戻すことができる。サボっていると思われたくないなら、トイレで顔を洗ったり、コピーを取るふりをしたりすればいい。ほんのわずかな動作でも、沈滞した気分を断ち切るための効果があるのだ。
もっとも、場所を変えた流れで、ついサボりたくなることがある。リフレッシュの時間は10分なら10分と自分で決めて、机に戻るようにしよう。

 

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