「いつまでにやるか」よりも「いつからやるか」~時間管理のワザ/時短術大全(5)

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毎週月、火、水曜更新!

あなたは自分の時間を有効に使えていますか?
仕事時間を1日10分短縮できたとすると、1年間で40時間の短縮になります。すると5年で200時間、そして10年では400時間も短縮できるのです!
時短術の集大成となる1冊「時短術大全」から、ビジネスに役立つテクニックを連載でお伝えします。
未来のために、今できる小さなことから始めてみましょう!

◇◇◇

前の記事「手帳のスケジュールは複数の色で管理~スケジュール管理のワザ/時短術大全(4)」はこちら。

◎時間管理で仕事が高速化

1.仕事の合間に30分の「予備時間」を設ける

仕事のスケジュールを詰め込み過ぎてしまうと、1つの作業が少し遅れただけで、次の作業、そのまた次の作業と、遅れがどんどん波及する悪循環が続いてしまう。

こうした仕事の渋滞を解消するためには、90分仕事をしたら30分休むというように、あらかじめ仕事と仕事の合間に「予備時間」を設けておきたい。

そうすれば、万が一、仕事に遅れが生じたとしても、予備時間を活用して解消できるため、次の仕事に影響が出ることを避けられる。

 

2.スキマ時間に5分で終わるタスクを入れる

会議やアポイントメントの前後や、電車での移動時間に発生する短いスキマ時間も、積もり積もれば膨大なものになる。

これを無駄にせず、うまく活用するためには、スキマ時間の目安といえる5分間を使ってできるタスクを、事前に決めておくと効果的だ。

ニュースのチェック、メモの整理、資料の確認など、重要度と緊急度が低い5分以内でできるタスクならば、思考力をあまり必要としない。そのため、会議やアポイントメントといった思考力を求められる仕事の合間に行ったとしても、負担は少ないので安心だ。

 

3.作業の標準時間を知るために「タイマー」を活用する

仕事を効率化するためには、まず自分の現状を把握することが第一歩となる。企画書を作成する、レポートをまとめるなど、自分が日常的に取り組む作業にかかる標準時間がわかれ、ダラダラと仕事をすることも防げるようになる。

では、どうやって作業の標準時間を把握するのか。オススメしたいのが、「タイマー」の活用だ。

自分が1つの作業を終えるのにどれだけ時間がかかっているのか、くり返し計測しているうちに、自然と自分の標準時間が見えてくる。また、現状を把握できれば、記録の更新を狙うことがモチベーションとなり、処理速度の向上を図ることにもつながる。

 

4.作業時間は区切りのいい時間に"しない"

スケジュール表などに作業の予定時間を書き込むとき、通常、時間は30分、1時間といった単位で区切ることが多い。しかし、人間には、予定時間に合わせて作業自体を調整してしまう習性がある。

たとえば予定時間を1時間に設定すると、たとえ50分で終わる作業でも1時間かけてしまいがちだ。しかも、10分余計に作業したにもかかわらず、作業の質が向上することはほとんどない。

こうした無駄を防ぐには、10分単位、5分単位で仕事の段取りを考えることが必要である。つまり、あえて区切りのいい時間に〝しない〟ことが仕事を効率化してくれるのだ。

 

5.「いつまでにやるか」よりも「いつからやるか」

仕事のスケジューリングを行うとき、「いつまでにやるか」を決めることは重要だが、それ以上に重要なのが「いつからやるか」である。

締め切りの期日を設定しただけでは、何となく余裕があると考えて、着手するのが遅れがちになる。そのうえ、いざ取りかかってみたら自分の想像以上の内容で、期日までに仕事が終わらないという失態を犯しかねない。

まずは自分なりに着手してみることで、その仕事の全体像を理解して、これならいつまでに仕上げられるだろうと初めてイメージできる。

 

次の記事「1分以内に決断し、1分以内に動き出す~時間管理のワザ/時短術大全(6)」はこちら。

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時短術大全
(生産性改善会議 / KADOKAWA)
本書は仕事に関する時短術を集めた、集大成となる1冊。時間の使い方が圧倒的にうまくなる411のテクニックを集めました。仕事が早いか遅いかは、知っているか知らないかの違いだけ。時短術を活用することで、少しずつ自分の時間は増えていきます。そして、その効果は必ず将来あらわれます!

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