「トレイ」を活用すれば「心」が快適に/仕事の渋滞は「心理学」で解決できる(11)

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今、あなたは「たまった仕事」に苦しめられていませんか? 「たまった仕事」=「仕事の渋滞」は、人の「心」の働きを理解すること、つまり 「心理学」的なアプローチですべて解消できるのです。
書籍『仕事の渋滞は「心理学」で解決できる』で、あなたの「たまった仕事」を一掃し、「仕事の渋滞」を解消して、毎日スッキリ会社に通えるようになりましょう!

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前の記事「次の仕事をすぐに始められるようになる「アーカイブ術」/仕事の渋滞は「心理学」で解決できる(10)」はこちら。

 

いくつもある「受信トレイ」

ここまでお読みいただければ、私たちがいくつもの「受信トレイ」を持っているという現状が自然とご理解いただけると思います。あらゆる人に当てはまる法則というほどでもないですが、ざっと考えてみても「メールの〈受信トレイ〉」「郵便物の〈受信トレイ〉」「メモの〈受信トレイ〉」「タスクの〈受信トレイ〉」くらいはあるでしょう。

これらの「受信トレイ」があふれかえったり、1週間分がまったく手つかずになっていないことが、まず「ためない人」になるために最低限必要です。

 

「受信トレイ」は、毎日一度はチェックする

自分が持っている「受信トレイ」を把握する。
それを毎日一度はチェックする。
これを、1日一度というリズムでやりとげることが必要です。

そもそも、「受信トレイ」の数が4種類で済む人というのは、今どきめずらしいでしょう。電子メッセージにしても、今や「メール以外」という形式がいくらでもあるのです。すべての「受信トレイ」を順繰りに回るということは、それだけで、もしかしたら10分くらいかかってしまうかもしれません。

それでも、自分が全体としてどんな仕事を抱えていて、どこまでやったら毎日の仕事を着実に減らしていると言えるのかを、目で見て確認できることが大切です。少なくとも毎日一度はすべての「受信トレイ」を見て回れるのであれば、仕事があふれかえる前に、何らかの対策を打つことができます。

 

通知に頼ってはいけない

多くの人が実際にはこうした「受信トレイ」を持っているにもかかわらず、これをできるだけ空っぽにするという指針を持つことができないまま、仕事をためてしまい、しかもそのことに気づかずにいます。

その原因となっているのが各種の 「通知」 です。

スマートフォンでもパソコンでも、新着メールがあればその通知が効果音とともにお知らせされ、新着メッセージが入ればバイブレーションでお知らせされます。これがくせものなのです。

一見したところ新着が入るたびに通知されるのは、便利です。それで新着の連絡をもれなく確認することができるからです。なかには新着だけを常にチェックすることで、仕事を進めるというやり方もあるようです。

しかしこのやり方ですと、「受信トレイ」をできるだけ空っぽにするといった指針がどこにも存在しないことになります。1日中、とにかく新着の通知に反応しては、対応できるときに対応し、対応できないときにはスルーするといった、コントロールを失った状態に陥ります。

一番の問題は、たとえば病気や旅行のために、一時的に通知を無視することになったとき、ほとんど成り行きで仕事がたまってしまうことです。そして、そのたまった仕事を片づける方法がどこにもないのです。

新着通知に頼って仕事をすると、「受信トレイ」をずっと空っぽにし続けるためにメールなどに対応し続けるか、それとも追いつけずにメールをためてしまうかの、どちらかになってしまうわけです。もしいったんたまってしまったら、「たまった分を根性で片づけて、また通知に対応し続ける」というパターンに戻すしかないでしょう。

こういう方法は、ほぼ確実に破綻します。その前にまず通知をオフにして、「自分から〈受信トレイ〉をすべてチェックして回る」方法を確立しなければいけません。

 

「受信トレイ」を空っぽにしたら、次まで無視

通知をオフにするということは、自分から「受信トレイ」を確認しにいくまでは、「受信トレイ」の状態に無関心でいるということを意味します。最初、これには抵抗を感じるかもしれません。「大事なメールが届いていたらすぐに確認したい」と思うのは、人情です。しかし、ある程度「受信トレイ」を無視できるようになることも大事です。

  

次の記事「一日の終わりに処理トレイを空っぽにする/仕事の渋滞は「心理学」で解決できる(12)」はこちら。

佐々木正悟(ささき・しょうご)

心理学ジャーナリスト。「ハック」ブームの仕掛け人の一人。専門は認知心理学。1973年北海道旭川市生まれ。97年獨協大学卒業後、ドコモサービスで働く。2001年アヴィラ大学心理学科に留学。同大学卒業後、04年ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程に移籍。2005年に帰国。帰国後は「効率化」と「心理学」を掛け合わせた「ライフハック心理学」を探求。執筆や講演を行う。著書に、ベストセラーとなったハックシリーズ『スピードハックス』『チームハックス』(日本実業出版社)の他に『先送りせずにすぐやる人に変わる方法』(KADOKAWA)、『一瞬で「やる気」がでる脳のつくり方』(ソーテック)など。また、共著に『iPhone情報整理術』(技術評論社)がある。

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『仕事の渋滞は「心理学」で解決できる』
(佐々木正悟/KADOKAWA)


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この記事は『仕事の渋滞は「心理学」で解決できる』からの抜粋です

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