Wordではなく、あえて「テキストエディタ」を使う/時短術大全

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あなたは自分の時間を有効に使えていますか?
仕事時間を1日10分短縮できたとすると、1年間で40時間の短縮になります。すると5年で200時間、そして10年では400時間も短縮できるのです!
時短術の集大成となる1冊「時短術大全」から、ビジネスに役立つテクニックを連載でお伝えします。
未来のために、今できる小さなことから始めてみましょう!

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◎仕事に役立つアプリやソフトの使い方

1.あえて「テキストエディタ」を使う

文章を書くときに、Wordを使っている人は多いだろう。しかし、Wordではなくあえて「テキストエディタ」を使うことで、効率的に作業を進めることができる。
そもそもテキストエディタとは、文書を編集することに特化した専門ソフトで、MeryやAtomなどがよく知られている。文書の装飾などはできないが、ソフトの起動や動きが軽く、置換や検索を行う際も非常に快適。さらに、対応するソフトウェアがなければ開けないWordとは異なり、基本的にはどんなOSや環境でも開けるため、スマホでもタブレットでも簡単に文書を呼び出せるのが大きな魅力だ。

 

2.メールソフトを「備忘録」「自分フォルダー」として活用する

仕事の連絡や交渉は記録に残しておく必要があるが、やり取りに使ったメールは、「備忘録」や「自分フォルダー」として活用できる。
そもそもメールは自動的に履歴として残るので、相手ごとにフォルダーを作って、受信メールも送信メールもそこに移動するようにしておけば整理ができる。いちいち書き写す手間が省けるし、「あの件はどうなったっけ?」と後で検索したり、こちらからの対応を確認したりするのも簡単である。
電話でのやり取りは記録に残らないが、電話を終えたらすぐに内容の概略をメールに書いて自分のアドレスに送信し、そこから相手ごとのフォルダーに移動するといい。

 

3.WordやExcelなどの汎用ソフトのスペシャリストを目指さない

オフィスでは、WordやExcelをはじめさまざまな汎用ソフトが使われていて、ビジネスになくてはならない存在である。だが、そのスペシャリストを目指してはいけない。
こう言われると、「どうして?」と疑問を感じる人が多いことだろう。ソフトを使いこなして仕事をし、上司や先輩からも頼りにされるのが、どうしていけないのだろう。だが自分をスペシャリストと思ってしまうと、些細(ささい)な部分にこだわって仕事を停滞させたり、他の業務への熱意が薄れて仕事の全体像を見失ったりしがちなのだ。
頼りにされていると思っても、実は便利に使われているだけかもしれない。汎用ソフトはあくまで仕事の道具であって、仕事そのものではないことを肝に銘じておこう。

 

4.不要なアプリケーションは削除する

パソコンのメモリやハードディスクの容量には限界がある。空き容量が少なくなると、動作が遅くなるため、仕事の効率の低下にもつながる可能性が高い。そこで、快適にパソコンを使うために、不要なアプリケーションは削除しておきたい。
特に、パソコンを購入したときには、たいてい大容量のアプリケーションがすでにインストールされている。もし、必要がないと感じるものがあったら、即座にアンインストールしたほうがいい。
ただし、削除する際には、ほかのアプリケーションなどに影響をおよぼさないか十分確認してから実行しよう。

  

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『時短術大全』
(生産性改善会議 / KADOKAWA)
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