なんでも「Cc」を付けるのはNG! 無駄な共通メールを削減する/時短術大全

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時短術の集大成となる1冊「時短術大全」から、ビジネスに役立つテクニックを連載でお伝えします。
未来のために、今できる小さなことから始めてみましょう!

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前の記事「メールに「添付」と書いた瞬間にファイル添付する~より楽にメールを送る方法/時短術大全(46)」はこちら。

◎より楽に、より早くメールを送る方法

1.無駄な共通メールを削減する

ビジネスパーソンは、毎日たくさんのメール処理に忙殺されている。だが、自分のアドレスが「Cc」であるような共通メールは、ただの経過報告だったり、自分には関係のないことも多い。それでも、「もし大切な情報が書かれていたら自分だけが取り残されてしまう」と、いちいち開いてチェックすることになる。メール処理に費やす時間を減らすには、このような無駄な共通メールをなくすことである。
オフィス内で、必要のない相手にも共通メールを送るのが習慣になっていないだろうか。また、多人数に送ったから報告はすんだと、安心していないだろうか。この無駄は、個人の裁量だけでは削減できない。社内や部署で申し合わせて、無駄な共通メールを削減するルールを作るといい。

 

2.複数に同じメールを出すときは書き換えるところを「●」に

同じ内容のメールを複数の相手に送る場合、最初に書いたメールの文面をコピー&ペーストして使用してはいけない。
なぜなら、送る相手ごとに異なる名前や数値などを修正し忘れて送信してしまう危険があるからだ。
メールのテンプレートを作成しておくと、複数の相手だけでなく、定期的に送る場合にも便利だ。ただしその際には、名前、日付、場所、時間など、送るメールごとに内容を書き換えなければならない部分は「●」など、目立つ伏字にしておくと送信ミスを防げる。

 

3.メールには「全員に返信」することを習慣づける

「Cc」で送られてくるメールには、関係者全員で情報を共有したいという送信者の意図があるため「全員に返信」することがルールだが、うっかり送信者だけに返信してしまう場合がある。
こうしたミスをゼロにするためには、1人に返信するメールでも、常に「全員に返信」ボタンで返信することを習慣づけるようにしたい。
なお、「Cc」欄に3人以上のアドレスが入っている場合、メールの冒頭などに名前を記すのは送信者だけで、それ以外は「Cc:関係各位」とまとめてしまって構わない。

 

4.社内メールは「お疲れ様です」などの無駄を省く

社内メールを書くとき、社外メールのように丁寧な言い回しで書いていると、時間がもったいない。
社内向けのメールはとにかくシンプルでコンパクトに。読み手にも負担をかけないよう、瞬時にいいたいことが伝わる内容にすることが重要だ。
たとえば、社内メールでは「お疲れ様です」のひと言は省いても構わない。極力、無駄な挨拶や過剰な敬語を削るよう心がけること。そして、その分の時間を、社外メールを送る際、ミスのないようチェックする時間にまわすことをオススメしたい。

 

5.うっかり送信ミスを防ぐために過去のメールに返信する

アドレス帳やオートコンプリート機能(最初の文字を入力すると自動的に候補を挙げてくれる機能)を使ってメールを送信していると、似たような名前の人が複数いた場合、うっかり間違えた相手にメールを送ってしまうことが意外と多い。
メールを送りたい相手に確実に送信したいなら、受信フォルダーから相手の過去のメールを検索し、それに返信すればいい。あるいは、過去のメールの署名に記入されているメールアドレスをクリックし、新規メールを立ち上げるのも1つの方法だ。

  

次の記事「「Cc」や「Bcc」で届くメールには返信しない~より楽にメールを送る方法/時短術大全(48)」はこちら。

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