企画書は「A4」1枚にまとめる~企画書作成術/時短術大全(34)

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あなたは自分の時間を有効に使えていますか?
仕事時間を1日10分短縮できたとすると、1年間で40時間の短縮になります。すると5年で200時間、そして10年では400時間も短縮できるのです!
時短術の集大成となる1冊「時短術大全」から、ビジネスに役立つテクニックを連載でお伝えします。
未来のために、今できる小さなことから始めてみましょう!

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前の記事「散歩が創造的なアイデアを生み出すきっかけに~企画書作成術/時短術大全(33)」はこちら。

◎「すぐできる」「すぐ通る」企画書作成術

1.企画書の作成に悩むなら書ける項目から埋めてしまう

企画書の作成に悩んだときには、まず書ける項目から埋めることが大切だ。人間の脳には、空白を見ると不安を覚え、その部分を何とかして埋めようとする性質があるためである。
その結果、企画書の空白を見つけた脳は、これを埋めようとフル回転を始め、次々にアイデアを生み出してくれるのだ。

応用として、企画書の最後、つまり結論から書き始めるという方法もある。これを見て思い浮かべることを次々に書き連ね、最後に体裁を整えれば完成だ。

 
2.ビジネス文書は「起承転結」よりも「起結承転」がいい場面がある

「起承転結」は文章構成の基本だが、ビジネスの現場では必ずしも効果的な文章構成とはいえない。なぜなら、ビジネスで最も重視されるのが「結」、つまり結論だからだ。
そこで活用したいのが「起結承転」である。まず「起」で問題提起をし、その直後に「結」で解決策を提示してしまう。続いて「承」の部分では解決策の理由を述べ、最後の「転」では今後の課題点を指摘すればいい。
その結果、文章のポイントが早めにわかり、全体の内容を理解しやすくなるため、ビジネスの現場では非常に効果的だ。

 
3.企画書は「A4」1枚にまとめる

企画書は、読む相手が多忙であることを前提に書くことが鉄則だ。相手が読む気をなくすような数十ページにもおよぶ企画書ではなく、ポイントだけをまとめた「A4」1枚の企画書を作ればいい。
大切なのは企画の内容を相手に理解してもらうことである。1枚ならば読み手の負担も少ないし、企画書を作成する時間も短縮できる。
余裕ができた時間を、企画の中身を磨くことに費やせば、一石二鳥どころか一石三鳥となる。


4.企画書の枚数が増える場合は「サマリー」を用意する

企画書は1枚にまとめることが基本だと書いたが、伝えたい内容が多く、どうしても枚数が増えてしまった場合に不可欠なのが「サマリー」を用意することである。

サマリーとは「要約」「概要」といった意味で、要点をまとめた資料のこと。分厚い企画書の束を前に、読む気を失いそうになっている相手に対して、企画書の内容を簡潔かつスピーディーに伝えるために、重要な役割を担ってくれる。
サマリーを書く際は「メリット」「予算」「スケジュール」をしっかりと明記し、企画内容をアピールすることだ。

 

次の記事「企画書の文章に不必要な「専門用語」は入れない~企画書作成術/時短術大全(35)」は近日公開。

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