1分以内に決断し、1分以内に動き出す~時間管理のワザ/時短術大全(6)

pixta_32265600_S.jpg毎週月、火、水曜更新!

あなたは自分の時間を有効に使えていますか?
仕事時間を1日10分短縮できたとすると、1年間で40時間の短縮になります。すると5年で200時間、そして10年では400時間も短縮できるのです!
時短術の集大成となる1冊「時短術大全」から、ビジネスに役立つテクニックを連載でお伝えします。
未来のために、今できる小さなことから始めてみましょう!

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前の記事「「いつまでにやるか」よりも「いつからやるか」~時間管理のワザ/時短術大全(5)」はこちら。

◎時間管理で仕事が高速化

1.朝昼夕の時間帯に向き不向きな仕事を把握する

同じ仕事をするにしても、時間帯によって効率よく進むものと進まないものがある。効率的に仕事をこなすためには、1日を朝・昼・夕に分け、それぞれの時間帯に最適な仕事をスケジューリングしていきたい。

まず朝は、頭がスッキリしているし、電話やメールも少ないため、文書作成や企画立案など、集中してデスクワークに取り組める時間帯だ。

続いて昼は、人と話したり体を動かしたりと、打ち合わせや外出に向いている。最後に夕方は、疲労感がたまってくるため、定型業務や残務処理など、マニュアル通りにできる手を動かす仕事をするのがオススメだ。

 

2.「15分」単位でタスクを設定し、集中力を持続させる

仕事をしているうちに、飽きてきたり能率が悪くなったりすることがある。これは集中力が途切れている証拠だ。人間の集中力は15分ほどの周期で波があると考えられている。だが、会社で15分ごとに休憩をとるわけにはいかない。

そこで目の前の仕事を15分単位に区切ってタスクを設定し、1つひとつ片づけていくようにすると集中力が持続する。

タスクは「このデータをここまで入力する」「この書類をチェックし、書き直しする」など、細かく具体的なものがいい。次々にクリアしていくことで達成感が得られ、脳の小休止を経て集中力を取り戻したら、また15分は頑張ろうと思うようになる。

 

3.1分以内に決断し、1分以内に動き出す

何事も「すぐ」に行動することは重要だが、いざ行動に移すとなったとき、抽象的な言葉だけでは体は動き出してくれない。具体的な数値目標を持つことが、人間を実際の行動へと突き動かしてくれる。

数値はあくまで目安なので、15分でも30分でも構わない。しかし、一定の緊張感には、判断力や行動力を高めてくれる効果があることから、「1分以内」と設定することをオススメしたい。

まずは体に、「1分以内に決断し、1分以内に動き出す」感覚をしみ込ませること。その結果、思考に無駄がなくなり、直感的に正しい行動がとれるようになる。

 

4.時間は5割増しで見積もる

「この仕事なら3時間でできるな」と思ったのに、予想外に時間がかかってあわてることがある。時間の見積もりは、「5割増し」くらいにしておくのがちょうどいい。

まず、仕事では急な出来事やほかの業務に振り回されることがあると覚悟しておこう。ことに週末や月末は、後回しにできない用件が飛び込んでくることがあり、スケジュールが後に後にとずれ込むので油断は禁物である。これまでしたことのない仕事だったら、経験のある上司や先輩に、どのくらいかかるか聞いておく。あらかじめ相談しておくと、突発事項で締め切りギリギリになったときに手助けしてくれるかもしれない。

ただし、5割増しの余裕ある見積もりをしたからといって、気をゆるめてはいけない。
時間が余ったら、ほかの業務にあてるようにしよう。

 

5.時間の「量」ではなく、時間の「質」を高める

「忙しい、忙しい」といつも言っている人は、会社の仕事をするだけで精一杯、プライベートも充実していないと嘆く。だが、もっとたくさんの仕事をこなしつつ、新しいことにチャレンジしている人もいる。

1日は誰にとっても24時間なのに、このような違いが出るのは、時間の「量」ではなく質」によるもの。同じ1時間でも、無駄に過ごしていると、そのしわ寄せが後に出て、しっかり休養をとるべき時間まで削られてしまうのだ。

忙しいと言う前に、自分の時間の使い方を見直して、集中すべきところは集中すると、質の高い時間を過ごせるようになり、気持ちだけの忙しさに追われることはなくなる。

 

次の記事「1日にやるべき「TODO」リストを作る~作業管理術/時短術大全(7)」は近日公開。

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時短術大全
(生産性改善会議 / KADOKAWA)
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