エレベーターは「階数」より「閉」を先に押す~無駄を省く/時短術大全(22)

pixta_23779488_S.jpg毎週月、火、水曜更新!

あなたは自分の時間を有効に使えていますか?
仕事時間を1日10分短縮できたとすると、1年間で40時間の短縮になります。すると5年で200時間、そして10年では400時間も短縮できるのです!
時短術の集大成となる1冊「時短術大全」から、ビジネスに役立つテクニックを連載でお伝えします。
未来のために、今できる小さなことから始めてみましょう!

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前の記事「誰でもできる仕事は他人に任せる~無駄を省く/時短術大全(21)」はこちら。

◎無駄を省いて効率アップ

1.電卓の知られざるテクニックを駆使する

電卓を使って計算するときは、意外と知られていない「便利機能」を活用して無駄な作業を省こう。
まず計算を間違えた場合、つい[AC]を押しがちだが、それではすべての計算がクリアされてしまい効率が悪い。直前に入力した数値だけを消すなら[C]を活用しよう。
電卓によっては桁下げという[▶]のマークのついたボタンがある。これはパソコンのバックスペースと同じ役割を果たしてくれる。間違った数字を1字ずつ消すことができるので、状況に応じて使い分けたい。
そのほかにも、数値を入れた後に押すことで正負を入れ換えることのできる[+/-]ボタンや、たとえば「.8」とだけ打ち込めば「0.8」と表示してくれる小ワザもある。

 

2.2回以上送る相手には「宛名シール」を使う

封筒の宛名書きには、住所や社名、肩書、氏名などに間違いがないよう、細心の注意が必要になる。
そこで2回以上、郵便物を送る相手には、「宛名シール」を作っておきたい。作るときに多少の手間と時間がかかるが、最終的に採算がとれることは確実だ。
なお、宛名シールの使用は、請求書や見積書などの定型文書を送る場合に限定すること。お礼やお詫びの手紙を送る際には使用を避け、封筒にきちんと手書きするようにしたい。

 

3.エレベーターは「階数」より「閉」を先に押す

エレベーターに乗って、より早く行き先階に到着するためには、「階数」ボタンよりも先に「閉」ボタンを押せばいい。「階数」ボタンを先に押してもエレベーターは動かないが、「閉」ボタンを押すとドアが閉まりはじめるため、その間に行き先階のボタンを押すことを常日頃から心がけたい。
カットできる時間はコンマ何秒かもしれない。しかし、どんな段取りで仕事を進めるのが最適なのか、日常の中で意思決定に磨きをかけることで、いざというときの判断もシャープになる。日々の積み重ねは非常に重要なのだ。

 

4.アポイントのメールや訪問先の地図をあらかじめ出力しておく

取引先を訪問するときは、そこの地図や連絡先などを頭にたたき込み、スマホでも見られるようにして早めに出かけていることだろう。だが実際に足を運んでみると、途中で何度も確認する必要が出てきて、到着するまで予想より時間がかかってしまうことがある。
出かける前には、アポイントの日時や地図、それに担当者の名前や部署、どこのフロアか、連絡先などを記載したメールをプリントアウトして、その日に使う書類と一緒にまとめておきたい。
わざわざ出力しなくてもと思うかもしれないが、いちいちメールを探す時間が省けるし、常に目を通すことができるので勘違いが防げる。レトロなペーパーも役に立つのだ。

 

5.お店の予約は「キリのいい時間」に入れない

商談の流れで、レストランに夕食の予約を入れた。ところが入り口で待たされ、やっと席に着いたはいいが、オーダーを取りに来るのも料理が出てくるのも遅くて、せっかくの会食も白けた雰囲気で始まることになった......。そんな経験はないだろうか。
すんなり店に入りたいなら、6時や7時などのキリのいい時間は避け、15分ほどずらして予約するといい。キリのいい時間はほかの予約客もいるので、混み合うことが多いのだ。店の人はあわただしく行き来しているし、厨房にはオーダーが殺到するのでどうしても遅くなる。
わずか15分といえども、少し時間をずらせば、混雑のピークは過ぎているので店全体が落ち着いている。ついでに「どうして中途半端な時間に予約を入れたのか」を話せば、会話も弾むというものだ。

次の記事「「改めて清書する」をやめて1回で完了させる~無駄を省く/時短術大全(23)」はこちら。

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時短術大全
(生産性改善会議 / KADOKAWA)
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